L’aiuto digitale che contiene le spese dei ristoranti

Tutto è sotto controllo, o almeno sembra. Il proprietario è convinto che il suo ristorante si trovi in acque tranquille. D’altra parte, ha previsto tutto, magari con un software che non dimentica nulla e prende in considerazione tutte le voci della sua attività: stipendi dei dipendenti, prezzi dei fornitori, tasse, affitto dei locali, e le mille altre voci che costituiscono i costi di un ristorante. Proprio non può andar male, perché il locale è pieno, i clienti affezionati, gli scontrini rassicuranti, e soprattutto, i conti a posto.

Ma poi, al momento della rendicontazione finale, c’è la brutta sorpresa: l’esercizio è in passivo, e spesso non di poco. Cosa è successo? Niente di nuovo, e niente che riguardi solo il nostro ristoratore. Quasi ogni giorno per chiunque possieda un ristorante ci sono delle spese che né il gestore né il software avevano previsto, e che minacciano il futuro dell’attività.

Le spese nascoste sono da sempre l’incubo dei ristoratori, perché emergono all’improvviso ma riguardano la gestione quotidiana di un locale. Provocano spesso rabbia in chi gestisce un’attività, perché sono causate spesso da sbadataggine o ingenuità, leggerezze a cui è però difficile porre rimedio. Per fortuna, esistono nuove tecnologie digitali, alcune già sul mercato, altre in arrivo, che possono essere di grande aiuto per contrastare questo problema. Facciamo qualche esempio.

Le scadenze 

Una delle insidie impreviste per chi gestisce un ristorante è la scadenza dei cibi. Sembra un problema da niente, a cui spesso si cerca di porre rimedio con strategie “della nonna”: si attaccano grandi etichette alle confezioni con su scritta la data da non oltrepassare o si mettono davanti gli alimenti che scadono prima in modo da consumarli subito, ma serve a poco: e così spesso vai a prendere una mozzarella e l’odore che emana non ne permette l’utilizzo, o sbucci una mela per la macedonia e il suo colore farebbe scappare anche il cliente più accomodante.

Tutto finisce quindi nel cestino dell’umido, e ciò che è stato buttato va sostituito con altri prodotti più freschi. Risultato, hai sprecato sia cibo che soldi. Per fortuna, i frigoriferi smart tengono memoria di ogni prodotto. Questo significa che monitorano le scadenze dei cibi e avvisano qualche giorno prima della loro prossima fine. Di più, quelli di ultimissima generazione allungano fino a 12 giorni la durata di cibi freschi come frutta e verdura, riducendo la carica batterica e degradando le molecole che causano la maturazione e poi il deterioramento di questi alimenti.

La gestione delle comande

Un altra spesa nascosta alle previsioni dei bilanci di un ristorante è quella dei furti, compiuti da chi lavora all’interno del ristorante o da clienti. Gli stessi frigoriferi smart adesso spesso contemplano anche telecamere, oppure possono essere aperti solo grazie a tessere magnetiche che identificano chi li utilizza.

Inoltre, i sistemi di videosorveglianza ultimamente si sono molto alleggeriti. Bastano un paio di minuscole videocamere e un software nel proprio PC o telefonino per avere costantemente un panorama esauriente di quello che accade nelle cucine, in magazzino e in sala.

Un’altra voce ricorrente tra le spese imprevedibili è l’errata gestione della comanda. Qualcuno ha ordinato (o sostiene di aver ordinato) un risotto ai funghi e dalla cucina ne arriva uno alla zucca, con il conseguente spreco di quest’ultimo, che finisce nella spazzatura, e la nuova preparazione di ciò che il cliente richiede. Due preparazioni, ma il cliente ne pagherà una sola, e d’altra parte come dargli torto?

Anche qui le nuove tecnologie possono essere d’aiuto: esistono molti software di self-order, che consentono allo stesso cliente seduto al tavolo di effettuare la comanda, che arriva poi direttamente in cucina. Ciò che si è ordinato resta in forma di ricevuta e quindi è molto più difficile che si creino malintesi. Una recente ricerca di Osservatorio Ristorazione ha inoltre dimostrato che con il self-order i clienti ordinano più cibo, garantendo quindi introiti maggiori al ristoratore.

Software e robot 

Quello di cui si è parlato fin qui è disponibile già adesso, ma nei prossimi anni saranno messi a punto nuovi strumenti digitali basati sull’intelligenza artificiale, come dimostra la ricerca appena citata. Il 40 per cento dei ristoratori intervistati dai ricercatori ha dichiarato che utilizza già tecnologie riconducibili all’Ia, e il 73 per cento di loro si è detto intenzionato ad utilizzare anche i prodotti di prossima uscita, che saranno molto più evoluti nell’utilizzo di queste tecnologie, contemplando anche la robotica.

Nel giro di pochi anni, ci dice la ricerca, sette ristoranti su dieci si affideranno all’Ia per capire meglio gusti ed esigenze dei clienti e per razionalizzare le spese, abbattendo quindi ulteriormente i cosiddetti costi nascosti.

Banalmente, per esempio, chi torna in un ristorante una seconda volta non dovrà ripetere raccomandazioni, intolleranze, allergie, preferenze e altro, perché l’assistente virtuale conoscerà già limiti e gusti di ogni cliente. In questo modo si eviteranno malintesi, spreco di alimenti e comande da rieseguire.

Ancora, i software gestionali basati sull’Ia saranno molto più flessibili di quelli sul mercato adesso. Per esempio, se c’è stato un problema di furti o di scadenze nel mese precedente, ne terranno conto anche nei mesi successivi, evitando che queste voci restino nascoste. Inoltre è stato calcolato che la razionalizzazione del lavoro ottenuta grazie a questi nuovi strumenti consentirà allo staff di un ristorante medio di risparmiare fino a 20 ore di lavoro a settimana.

E poi ci sono i robot. Solo l’1 per cento dei ristoratori intervistati li utilizza in sala, ma il 77 per cento li tiene in cucina. Fanno i lavori più ripetitivi e pesanti, quelli per cui si fa fatica a trovare personale. E la qualità del prodotto finale, assicura la quasi totalità degli intervistati, non si è abbassata.

In definitiva, le ultime tecnologie sembrano dare il meglio di sé quando si applicano a un ristorante: c’è una spesa iniziale, è vero, ma poi abbattono le spese nascoste riducendo gli errori senza minacciare la creatività umana e la qualità di quello che viene servito ai tavoli.

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